Como receber mercadorias do jeito certo e evitar prejuízos

Uma operação logística é composta por diversos processos que precisam ser executados com o mesmo nível de qualidade. Cada etapa tem a sua importância e tudo começa com a recepção da carga. Até por isso, a sua equipe precisa estar preparada e conhecer as melhores práticas de como receber mercadorias com eficiência.

Ainda que pareça algo simples, muitas empresas acabam tendo dificuldades em etapas subsequentes justamente por não se atentarem aos detalhes durante o recebimento inicial da carga.

Então, para você não correr esse tipo de risco, preparamos este artigo com algumas ótimas dicas de como receber mercadorias com qualidade. Continue com a gente e confira.

Boa leitura!

Faça um checklist de como receber mercadorias

Há um ditado popular que diz “Quando você organiza tudo, nada se desorganiza”. É uma ideia simples, mas enfatiza o quanto é importante você se preparar previamente para todo tipo de situação.

Por isso, vale muito a pena criar um checklist de como receber mercadorias. Afinal, sem um direcionamento pré-definido, a equipe acaba tendo que “improvisar” demais e, dificilmente, alcança os resultados esperados.

É importante não deixar passar nenhum detalhe e descrever o passo a passo de tudo. O segredo é ter o entendimento completo do processo, desde os fornecedores que entregam os insumos e mercadorias até a equipe que faz a recepção primária.

Confira algumas dicas de como montar o seu checklist:

• faça a organização das mercadorias por categorias (valores, tamanhos, características semelhantes etc.);
• repasse o modelo de recepção de mercadorias com os fornecedores;
• durante o recebimento, avalie as condições dos itens e a quantidade;
• verifique se há defeitos ou avarias;
• recolha as notas fiscais.

Crie um cronograma de entrega de mercadorias

Além do checklist em que todos estarão preparados para receber os itens, é importante que você tenha um cronograma de entrega. Afinal, é preciso administrar corretamente o espaço disponível para armazenamento de itens na sua empresa.

Para não correr o risco de deixar a equipe de recepção em uma situação complicada, o seu cronograma deve alinhar as datas de entrega dos fornecedores considerando o que já está armazenado.

Outra equipe que deve estar ciente ou participar da criação desse planejamento é a de Compras, pois é o setor responsável pela aquisição de todas as mercadorias. Com o cronograma, a equipe pode, por exemplo, evitar adquirir uma remessa maior de um mesmo produto para não sobrecarregar o estoque.

Além disso, o setor de Compras será capaz de definir com os fornecedores as melhores datas de entrega, facilitando não só o trabalho da recepção, mas também dos responsáveis pelas outras etapas logísticas.

Faça integração de setores

Aproveite a participação da equipe de Compras já para fazer a integração dos demais setores envolvidos com a logística da empresa. Esse é o tipo de estratégia que traz ótimos benefícios em termos de agilidade e produtividade de serviço.

Na verdade, muitos outros desafios serão superados quando a integração de setores é aplicada de maneira correta. A logística, por exemplo, consegue combinar vários pontos para criar um planejamento completo de recebimento, compra, venda e envio.

Além disso, a integração permite que informações importantes sejam obtidas de forma instantânea. Atrasos, compras interrompidas, gastos acima da média, agenda de entrega, entre outros: tudo compartilhado com as equipes que são impactadas de alguma forma.

Uma ótima maneira de garantir esse nível de integração é investindo em tecnologia inteligente. Ou seja, softwares de gestão (ERP) que cubram os principais setores da sua empresa e mantenham todos informados sobre o andamento dos processos.

Garanta uma equipe bem preparada

Todas as dicas até aqui serão importantes para você entender como receber mercadorias de forma bem-sucedida. Porém, a verdade é que a melhor das estratégias não irá funcionar se você não tiver uma equipe bem preparada.

Por isso, vale a pena focar atenção também na mão de obra logística e identificar o que pode ser feito em termos de treinamento e aprimoramento. É importante não só fazer uma análise artificial, mas também realizar apresentações detalhadas sobre os processos, entendendo de forma real as dúvidas de cada membro da equipe.

Tenha em mente que profissionais qualificados trabalham de forma estratégica e analítica. Invista nisso. Como resultado, certamente você terá um ganho de produtividade e qualidade.

Enfim, esperamos que essas dicas ajudem você a criar uma ótima estratégia de como receber mercadorias. Mas, vale reforçar que além de checklists e treinamentos internos, é necessário trabalhar com parceiros que sigam a mesma filosofia de organização e eficiência. Fornecedores e transportadores precisam estar alinhados com o padrão de qualidade da sua empresa.

Gostou do artigo? Continue no nosso blog e entenda agora o que é uma solução intralogística.